Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over het financieel rechtmatig handelen. De externe accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. In hoofdstuk 7 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording over 2025 opgenomen. Onderstaand betreft de toelichting hierop.
Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen
Het college geeft in de rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening 2025 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het normenkader 2025 waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. Dit normenkader is door de raad vastgesteld op 15 januari 2026. Er is sprake van een rechtmatigheidsfout wanneer deze geldende wet- en regeling niet is nageleefd. Van een onduidelijkheid is sprake indien het college (nog) niet kan aangeven of sprake is van een fout of niet.
In de Financiële verordening Almere 2026 zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid en het financieel beheer voor de inrichting van de financiële organisatie opgenomen. Deze verordening is op 5 maart 2026 door de raad vastgesteld en is van toepassing op het boekjaar 2025. Met het vaststellen van deze verordening heeft de raad de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld op 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. De grens bedraagt daarmee voor het boekjaar 2025 € 23,7 miljoen (2024: € 13,8 miljoen zijnde 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves). De rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op € 0,5 miljoen.
Binnen de gemeente worden interne controles uitgevoerd op de belangrijkste financiële processen om tot een adequate rechtmatigheidsverantwoording te komen. De diepgang van deze controles is afgestemd met de externe accountant.
In deze paragraaf wordt informatie gegeven over de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording, de voorgestelde verbetermaatregelen bij geconstateerde onrechtmatigheden boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens en een uiteenzetting van geconstateerde onrechtmatigheden groter dan € 0,5 miljoen. Deze informatie wordt verstrekt voor de drie rechtmatigheidscriteria waar de rechtmatigheidsverantwoording, volgens de kadernota Rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV, betrekking op heeft. Dit zijn het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium.
Toelichting op geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid
De omvang van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedraagt € 14,8 miljoen (2024: € 83,1 miljoen). Dit is lager dan de door de raad vastgestelde grens van € 23,7 miljoen. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is een bedrag van € 2,8 miljoen acceptabel op basis van de door de raad vastgestelde afspraken. Het resterende bedrag aan onrechtmatigheden bestaat uit € 11,7 miljoen aan onrechtmatige bestedingen ten aanzien van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels en voor een bedrag van € 0,3 miljoen uit kleine posten onder de rapporteringsgrens van € 0,5 miljoen.
Voorwaardencriterium
Voor een bedrag van € 11,7 miljoen (2024: € 30,9 miljoen) is vastgesteld dat de bestedingen niet rechtmatig zijn. De totale inkoopbestedingen over 2025 bedragen circa € 472 miljoen (2024: € 528 miljoen). De onrechtmatigheid wordt veroorzaakt door het overschrijden van de Europese aanbestedingsgrens. De overschrijding betreft met name dezelfde twee dossiers als in 2024, waarvan de onrechtmatigheid in 2025 doorliep.
Het eerste dossier heeft betrekking op bestedingen ten aanzien van de opvang van Oekraïense ontheemden. Binnen dit dossier hebben in 2025 voor een bedrag van € 3,9 miljoen (2024: € 16,8 miljoen) onrechtmatige bestedingen plaatsgevonden. Dit betreffen voor € 3,2 miljoen doorlopende lasten uit in eerdere jaren afgesloten contracten waarvan wij in de rechtmatigheidsverantwoording 2024 hebben aangegeven dat deze zullen doorlopen in 2025. Dat komt omdat de betreffende contracten nog niet opnieuw waren aanbesteed in 2025. Daarnaast is een onrechtmatigheid van € 0,7 miljoen geconstateerd bij een contract waarbij de diensten zijn ondergebracht binnen een ander bestaand contract voor gelijksoortige diensten. Dit had achteraf gezien volgens de Europese aanbestedingsregels niet gemogen.
Het tweede dossier heeft betrekking op bestedingen voor de ICT- broker van € 3,9 miljoen (2024:
€ 10,1 miljoen). Zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording 2024 is hiervoor per 1 februari 2025 een nieuw rechtmatig contract afgesloten. Echter lopen er uitgaven door in 2025 (en ook deels in 2026). Dit zijn kosten die passen binnen de overgangsperiode (middels overbruggingscontracten) voor bestaande inhuur van medewerkers en nog vallen onder het oude contract en daarmee doorlopend onrechtmatig zijn. Voor nieuwe inhuur van nieuwe medewerkers of een nieuwe inhuurperiode wordt gebruikt gemaakt van het nieuwe contract.
De overige overschrijdingen van € 3,9 miljoen (2024: € 4,0 miljoen) worden veroorzaakt doordat enkele kleine opdrachten niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels. Hierbij worden opdrachten verlengd terwijl dit contractueel niet is toegestaan of wordt de maximale waarde van een raamovereenkomst overschreden. Ook worden bestedingen (meerwerk) van lopende contracten overschreden terwijl dit volgens de contracten niet is toegestaan.
De overschrijding van de geconstateerde onrechtmatigheden hebben geen financieel effect.
Zoals toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening 2024 zijn er destijds beheersmaatregelen getroffen om de beschreven onrechtmatigheden zoveel mogelijk te voorkomen. Het nieuwe inkoopbeleid is ingegaan vanaf 1 januari 2025. In dit beleid is extra aandacht voor het beheersen van de risico’s van het onrechtmatig aanbesteden. Gedurende 2025 is dit beleid verder geïmplementeerd en leidt dit tot diverse concrete beheersmaatregelen welke ook in de komende jaren worden voortgezet, zoals:
- Het verstevigen en concentreren van de inkoopfunctie bij één afdeling. Een van de doelstellingen is het inrichten van concern brede inkoop en centralisatie van alle strategische en tactische inkoopwerkzaamheden binnen het team Inkoop & Subsidie.
- De rol van Leadbuyer wordt nader uitgewerkt waarbij naar het bundelen van gelijksoortige inkopen wordt gekeken waardoor een betere afstemming met de markt plaatsvindt en efficiënter kan worden ingekocht op de te realiseren strategische doelen.
- Het intensiveren van de samenwerking tussen inkoop, contract- en leveranciersmanagement (CLM), contractbeheer en de diverse (beleid)medewerkers vanuit de afdelingen in multifunctionele teams. In 2025 is hiermee gestart en dit wordt verder opgepakt in 2026
- Gemeentebreed werken met één uniform/integraal inkoop/CLM/CB systeem. Daarmee wordt de keten van het totale Inkoopproces ondersteund en kunnen we ook beter gebruik maken van de slagkracht van onze organisatie op het gebied van Inkoop en CLM. De voorbereidingen hiervoor zijn gestart.
- Vergroten van de bewustwording in de organisatie op het gebied van inkoop door regelmatig trainingen te organiseren voor verschillende medewerkers.
Doordat gemeente Almere grote, complexe en diverse aanbestedingen kent, zal de onrechtmatigheid niet snel nihil worden, ondanks de aanwezige beheersmaatregelen. Dit blijkt ook uit vergelijking met andere grote steden.
Begrotingscriterium
Er is sprake van niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheid als de raad niet tijdig is geïnformeerd over een begrotingsafwijking. De raad heeft in de financiële verordening Almere 2026 duiding gegeven aan het begrip tijdig.
In de paragraaf begrotingsrechtmatigheid (zie paragraaf 8.3 in de jaarrekening 2025) is een nadere toelichting gegeven op de begrotingsrechtmatigheid in 2025. Hieruit blijkt dat voor een bedrag van € 2,6 miljoen sprake is van een overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting en voor een bedrag van € 0,2 miljoen een overschrijding van de investeringskredieten.
De overschrijding van deze lasten van de begroting en investeringskredieten zijn acceptabel omdat deze passen binnen de vastgestelde financiële spelregels van de raad. Dit houdt in dat tegenover deze hogere lasten hogere baten zijn gerealiseerd en/of sprake is van een open-einde regeling en/of dat de overschrijding past binnen het bestaande beleid van de raad.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Binnen de gemeente wordt gewerkt aan een eenduidig M&O-beleid. Hierin worden de beheersmaatregelen van alle afdelingen binnen de gemeente opgenomen waardoor de gemeente het misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving voorkomt. Op basis van de huidige werkende processen binnen de gemeente hebben wij geen bevindingen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Voor de participatiewet worden op grond van ons beleid en interne proces onderzoeken uitgevoerd als er signalen zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik. In 2025 is op basis hiervan een bedrag van € 0,5 miljoen teruggevorderd. Hoewel deze terugvorderingen naadloos aansluiten op ons beleid, reguliere proces en werkwijze, verplicht de kadernota Rechtmatigheid 2025 dat gemeenten dit bedrag alsnog moeten vermelden in deze paragraaf bedrijfsvoering.
Veelvuldig niet naleven van de normen uit de gids proportionaliteit of het slecht documenteren/motiveren van deze afwijkingen
De Gids Proportionaliteit bevat voorschriften en adviezen over de invulling van het begrip proportionaliteit in het inkoopproces. Het gaat hier bijvoorbeeld om de keuze van de aanbestedingsprocedure, de omvang van de opdracht, geschiktheidscriteria, gunningscriteria en contractvoorwaarden. Gemeente Almere heeft dit geregeld in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Wij hebben wederom geconstateerd dat met betrekking tot het meervoudig onderhands aanbesteden in enkele gevallen wordt afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Almere. Hierbij worden opdrachten enkelvoudig onderhands aanbesteed zonder de intern voorgeschreven toestemming te vragen. De gids proportionaliteit wordt op dit aspect niet nageleefd. Dit is een blijvend aandachtspunt binnen de organisatie.
Niet-financiële onrechtmatigheden in Wet FIDO en bijbehorende regelingen
Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) betreffen het niet naleven van de bepalingen en de bijbehorende ministeriële regelingen (zoals de Ruddo en Ufdo).
Wij hebben geen niet-financiële onrechtmatigheid op basis van de wet FIDO geconstateerd.