We hebben in 2025 verdere stappen voorwaarts gezet om het informatiebeheer op orde te krijgen en te houden. Een goed archief is belangrijk. Niet alleen voor onszelf maar ook omdat de wet het ons verplicht. De provincie beoordeelt het informatie- en archiefbeheer als redelijk adequaat.
In 2025 hebben we gewerkt aan een visie voor het informatiebeheer van de gemeente. Hierin zijn een aantal doelstellingen benoemd die bijdragen aan het toekomstbestendig maken van het informatiebeheer. Deze doelstellingen omvatten digitaal werken, archivering by design , inzicht en bewustzijn. Hiermee kunnen we informatie goed beheren, duurzaam toegankelijk maken en uiteindelijk overbrengen naar Stadsarchief Almere of vernietigen.
We hebben een roadmap informatiebeheer opgesteld waarin we de verschillende activiteiten beschrijven die nodig zijn om de genoemde doelstellingen te behalen. Met een roadmap hebben we meer grip op de sturing en stemmen we verwachtingen beter af. We zijn al met een aantal activiteiten gestart om te komen tot de inrichting voor archivering by design . Archivering by design betekent betrokkenheid van informatiebeheer vanaf het begin tot aan het eind van een werkproces. Om dit te verankeren hebben we het beleid aangevuld. We gaan systemen zo inrichten, technisch en organisatorisch, dat medewerkers altijd op de juiste manier werken. Hiermee wordt voldaan aan de vooraf bepaalde kwaliteitseisen van informatiebeheer en voorkomen we het ontstaan van nieuwe achterstanden.
Door de toepassing van archivering by design worden informatiebeheerprocessen een vast onderdeel van de werkprocessen. Zo ook vernietiging van digitale informatie, in vakapplicaties en ongestructureerde systemen. Voor de e-mail van sleutelfunctionarissen en alle andere medewerkers hebben we dit technisch ingeregeld. De bewaartermijnen worden nu geautomatiseerd toegepast volgens de Selectielijst E-mailbewaring.
Uiteraard werken we zo veel mogelijk in het kader van integraliteit en nemen we onze collega’s van privacy, veiligheid en de Woo mee wanneer dat nodig is. Hiervoor wordt onder andere het 4B-kennisnetwerk ingezet.
Het Stadsarchief heeft in 2025 in het kader van het Peetouder en Pioniers Project archieven van peetouders en pioniers geschonken gekregen. Hiermee wordt onze de collectie uitgebreid en zien we ook een aanvulling op het gemeentelijk archief van Almere uit de vroege ontstaansjaren. Dit levert een beter beeld op van onze bijzondere geschiedenis en maakt verdergaand onderzoek mogelijk. Het 50 e jubileumjaar van de gemeente Almere is in 2025 van start gegaan en hier heeft het Stadsarchief met de tentoonstelling De eerste sleutels van Almere: van Bivak tot Schoolwerf aandacht aan besteed. We hebben burgers, collega’s en organisaties in hun zoektocht naar informatie over 50 jaar Almere goed kunnen ondersteunen.